3 tips voor een overzichtelijk archief

Ben jij een ondernemer of boekhouder en zit je met de handen in het haar door al je administratie? Door de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar voor de meeste administratieve documenten is het belangrijk om alles van de afgelopen jaren overzichtelijk te bewaren. Maar hoe doe je dit op een tactische manier? En hoe zorg je dat je niet verborgen komt te liggen onder een berg van 7 jaar papierwerk? Met deze drie tips lukt het jou een overzichtelijk archief te creëren.

1. Wat is noodzakelijk om te bewaren?

Natuurlijk bewaren we vaak meer dan we écht nodig hebben. Dit vaak omdat we denken dat we de cijfers van onze onderneming misschien later nog wel nodig kunnen hebben. Wij raden je aan om je administratie goed bij te houden zodat je, wanneer je daar behoefte aan hebt, eenvoudig meer inzicht krijgt in je omzet, kosten en winst. Ben je documenten kwijt of kun je ze niet voor de uiterlijke datum opleveren, dan kun je vervelende situaties krijgen. Om dit te voorkomen is het belangrijk om je af te vragen of je de informatie nog nodig gaat hebben. Elke ondernemer heeft een wettelijke bewaarplicht van zijn administratie. Op de vraag hoeveel jaar je je archief moet aanhouden, komt dus vaak 7 jaar als antwoord.

2. Wat doe je met archief wat je niet hoeft te bewaren?

Weggooien van je papieren administratie is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Vaak wordt deze informatie vernietigd en gaat het bijvoorbeeld door de papierversnipperaar. Let op: dit is niet de meeste veilige een eenvoudige methode. Hoewel lastig, is het niet onmogelijk voor fraudeurs om versnipperde documenten te bemachtigen en in elkaar te zetten (hier zijn zelfs computerprogramma’s voor). Ook kan het een tijdrovende klus zijn. Een oplossing is om te kiezen voor een bedrijf gespecialiseerd in archiefvernietiging. Zij zorgen ervoor dat je administratie veilig en vertrouwd vernietigd wordt en je krijgt een certificaat van vernietiging mee.

3.Wat doe je met archief wat je niet kan weggooien?

Na het vernietigen van administratie die niet bewaard hoeft te worden, blijft er nog 7 tot 10 jaar aan papierwerk over. En dat kan veel zijn. Veel ondernemers hebben een aparte kamer hiervoor op kantoor, maar wat nu als je de archiefkamer voor andere doeleinden wilt gebruiken of je de ruimte simpelweg niet hebt, bijvoorbeeld als je bedrijf gaat groeien en je meer werkplekken nodig hebt. En wat als je kantoor hierdoor volgebouwd staat met dozen en ordners overal? Dan kies je voor archiefopslag bij ALLSAFE Mini Opslag.

Voordelen van archiefopslag bij ALLSAFE zijn dat je archief overzichtelijk is opgeborgen in handige schappen. Je archief is dagelijks van 06.00-23.00 uur geopend maar wordt wel uniek beveiligd.

Veel ondernemers kiezen voor het huren van archiefopslag zodat ze letterlijk en figuurlijk ruimte hebben om te ondernemen. Met bovenstaande 3 tips ben jij verlost van al je papierwerk, heb je een overzichtelijk archief, maar heb je toch alles bij de hand wanneer je het nodig hebt!